Fünf Aufgaben, die ein kleiner Betrieb heute schon mit KI erledigen kann
Über KI reden gerade alle, aber in den meisten kleinen Betrieben läuft der Alltag wie vor fünf Jahren. Das liegt selten an Ablehnung. Meistens weiß niemand, wo man anfangen soll, und die Beispiele im Netz handeln von Konzernen mit eigener IT-Abteilung.
Dabei gibt es Aufgaben, die eine Tischlerei, eine Physiopraxis oder ein Autohaus schon heute an ChatGPT, Gemini oder Microsoft Copilot abgeben kann. Ohne Programmieren, ohne neue Software, für 20 bis 30 Euro im Monat oder sogar kostenlos. Hier sind fünf davon, mit Beispielen, die Sie morgen ausprobieren können.
1. Mails, die man schon lange schreiben wollte
Die Antwort auf eine Beschwerde, die Absage an einen Bewerber, die freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung. Solche Mails liegen oft tagelang, weil man den richtigen Ton sucht. Eine KI liefert in zehn Sekunden einen Entwurf, den Sie anpassen.
So fragen Sie zum Beispiel: „Schreib eine kurze, freundliche Mail an einen Kunden, der seit sechs Wochen eine Rechnung über 1.240 Euro nicht bezahlt hat. Wir arbeiten seit Jahren gut zusammen und wollen das nicht gefährden. Duzen, maximal fünf Sätze.“ Je genauer Sie sagen, was Sie wollen, desto weniger müssen Sie nachbessern.
Lesen Sie jeden Entwurf trotzdem durch. Die KI erfindet gern Details, wenn ihr etwas fehlt, und sie klingt schnell zu glatt. Ein, zwei eigene Sätze machen den Unterschied.
2. Stellenanzeigen, die Bewerber wirklich lesen
Viele Stellenanzeigen klingen gleich: „dynamisches Team“, „spannende Aufgaben“, „leistungsgerechte Vergütung“. Eine KI kann daraus etwas Besseres machen, wenn Sie ihr die echten Infos geben. Erzählen Sie ihr, was Ihren Betrieb ausmacht. Wie viele Leute, welche Arbeitszeiten, gibt es ein Firmenauto, Fortbildungen, einen festen Feierabend am Freitag?
Bitten Sie danach um zwei Varianten, eine kurze für Instagram und eine ausführlichere für die Website. Und lassen Sie zum Schluss einen Mitarbeiter drüberlesen, der die Stelle kennt. Er merkt sofort, wenn etwas nicht stimmt.
3. Angebote und Texte für die Website
Für Angebote schreiben viele Betriebe jedes Mal den gleichen Einleitungstext neu oder kopieren einen alten, der nicht ganz passt. Eine KI kann Ihnen Bausteine vorschlagen, die Sie einmal prüfen und dann immer wieder verwenden, etwa für Ablauf, Gewährleistung oder Zahlungsbedingungen.
Auch für die Website ist das hilfreich. Fragen Sie die KI zum Beispiel, welche zehn Fragen Kunden einem Dachdecker stellen, bevor sie eine Dachsanierung beauftragen. Die Antworten darauf sind gute Inhalte für eine Seite mit häufigen Fragen. Die Antworten selbst sollten aber aus Ihrem Wissen kommen, mit Ihren Preisspannen und Ihren Erfahrungen. Genau solche Texte werden übrigens auch von KI-Suchen gern zitiert, mehr dazu in unserem Artikel über Google und ChatGPT.
4. Protokolle und Notizen aus Gesprächen
Nach einem Termin beim Kunden oder einer Teambesprechung schreibt kaum jemand gern ein Protokoll. Sprechen Sie im Auto drei Minuten lang in die Sprachaufnahme der ChatGPT-App, was besprochen wurde. Bitten Sie dann um eine Zusammenfassung mit offenen Punkten und wer was bis wann erledigt.
Das geht auch mit handschriftlichen Notizen. Ein Foto vom Zettel reicht, die KI liest die Schrift und macht eine saubere Liste daraus. Bei sehr krakeliger Schrift klappt es nicht immer, einen Versuch ist es wert.
5. Ideen für Social Media und Recruiting
„Was posten wir diesen Monat?“ ist eine Frage, an der viele Betriebe scheitern. Eine KI ist gut darin, aus Ihrem Alltag Themen zu machen. Sagen Sie ihr, was im Betrieb los ist, zum Beispiel ein neuer Azubi, eine neue Maschine, ein Jubiläum, ein Sommerfest. Sie schlägt Ihnen dazu Posts vor, jeweils mit einem Entwurf für den Text und einer Idee fürs Foto.
Probieren Sie es einfach aus, das dauert keine fünf Minuten.
Die Fotos sollten aber echt sein. Bilder, die eine KI erzeugt, erkennt man oft, und gerade Bewerber wollen sehen, wie es bei Ihnen wirklich aussieht.
Was Sie besser nicht eingeben
Gesundheitsdaten von Patienten, Personalakten, Kontodaten und alles, was unter das Berufsgeheimnis fällt, gehören nicht in ein frei verfügbares KI-Tool. Wer mit solchen Daten arbeitet, braucht eine Business-Version mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder lässt die Namen weg. In der Praxis heißt das oft nur: „Patient A“ statt des echten Namens schreiben.
Klären Sie außerdem im Team, wer welches Tool nutzen darf. Seit Februar 2025 verlangt die europäische KI-Verordnung, dass Betriebe, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz bei ihren Leuten sorgen. Für einen kleinen Betrieb reicht dafür meist eine kurze interne Regel und eine Einweisung.
Womit Sie anfangen
Nehmen Sie sich eine Aufgabe aus dieser Liste, die Sie in der nächsten Woche sowieso erledigen müssen, und probieren Sie es einmal mit KI. Vergleichen Sie, wie lange es gedauert hat. Wenn es Zeit spart, machen Sie es wieder. Wenn nicht, haben Sie zwanzig Minuten verloren und wissen mehr als vorher.